Ledenadministratie per 15 juli in vrijwilligershanden
Zoals al eerder toegelicht vormt de ledenadministratie een flinke kostenpost in het budget van de Protestantse Gemeente Arnhem (PGA). Dit komt doordat het werk was uitbesteed aan het KKA (Kantoor der Kerkelijke Administraties) dat velen beleven als ‘ons kerkelijk bureau’. De kostenpost bedraagt een ton per jaar en de ledenadministratie vertegenwoordigde een flink deel daarvan. In veel andere gemeenten is dit werk in handen van vrijwilligers en wij denken dat dat in de PGA ook kan. Per 15 juli kunt u de ledenadministratie als volgt bereiken:
– Telefonisch via het nieuwe nummer 026 303 0437. U spreekt uw voicemailbericht in en de vrijwilligers luisteren al snel het bericht uit, een slimme werkwijze omdat zij dat direct als geluidsbestandje per e-mail krijgen toegestuurd. U krijgt hen dus niet zelf aan de lijn via dit nummer want er gaat nergens ‘een belletje over’. Enkele keren per week worden de berichten uitgeluisterd en verwerkt.
– Per e-mail via ledenadministratie@pgarnhem.nl . Dit is het nieuwe mailadres voor de ledenadministratie en ook deze berichten worden enkele keren per week gelezen en verwerkt, samen met die uit het vorige punt.
– Per post naar het nieuwe adres Ledenadministratie PGA, Rosendaalseweg 505, 6824 KL Arnhem. Dit is het postadres van de Nieuwe Kerk, en dus niet van het KKA dat op nummer 507 kantoor houdt. Het KKA blijft daar andere werkzaamheden verrichten voor de PGA en voor andere gemeenten in de regio.
Op dit punt gekomen is het nuttig er op te wijzen dat alle drie de wijken de ledenadministratie samen uitvoeren, net als bij het KKA. Het past in het nieuwe beleid van de PGA vanwege efficiency in de categorie ‘centraal als het moet’! Ook onderlinge vervanging kan zo optimaal geregeld worden.
Het KKA blijft als achterwacht fungeren voor de vrijwilligers maar zal u vriendelijk doch beslist doorverwijzen naar de drie hierboven genoemde mogelijkheden als u toch contact met hen zoekt voor leden-administratieve aangelegenheden. Overigens wordt ook een ander tot nu toe uitbesteed onderdeel, de bijdragenadministratie, door een vrijwilliger overgenomen. Opnieuw besparen wij daarmee kosten. Het door vrijwilligers verspreiden van collectebonnen is een derde vorm van besparen.
Rest ons alleen nog de namen te noemen van de vrijwilligers die zich voor deze best wel omvangrijke taak beschikbaar hebben gesteld. Voor de ledenadministratie zijn dat Marijke Gerritsen en Tineke Appels, terwijl Tanja Verburgt de bijdragenadministratie zal verzorgen. Allen hebben in de afgelopen tijd instructie ontvangen van het KKA, de benodigde toegangssleutels verworven en onder leiding van Elze Sennema de IT-aspecten rond het mailadres ledenadministratie@pgarnhem.nl onder de knie en in de laptop gekregen.
Natuurlijk is de besluitvorming kritisch gevolgd door CvK en AK. Wij hopen dat met ieders medewerking iets goeds tot stand gekomen is, in overeenstemming met de huidige mogelijkheden van de PGA. Hopelijk komt dat ons allen als PGA ten goede. Laat ons intussen uw vragen en ervaringen horen via bovenstaande kanalen of in persoon, daar leren wij van: maar dus aub niet meer contact opnemen of ‘even langsgaan’ bij het KKA. Zo houden wij de overgangsperiode kort waardoor de vruchten van deze ommezwaai snel geplukt gaan worden!
Adressenboekje
Omdat er geen telefoonboeken meer bestaan en contactgegevens niet zonder toestemming gedeeld mogen worden, maken we ieder jaar een intern adressenboekje. Het bevat namen, adressen, telefoonnummers en mailadressen van mensen die daar schriftelijk toestemming voor hebben gegeven. Alleen wie er in staat krijgt een exemplaar. Nieuwe gegevens of wijzigingen kunt u doorgeven aan Alie Brandwijk, 026-3233169 of a.brandwijk@hetnet.nl.